RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ DU CHALET DE SAINT-MATHIEU
CHAPITRE 1
DÉFINITIONS ET APPLICATION
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Définitions :
a) Copropriétaire : toute personne définie comme telle dans la Convention, ainsi que toute autre personne pouvant ultérieurement devenir copropriétaire indivis de l’immeuble par un acte de cession modifiant la Convention.
Les copropriétaires sont les onze personnes suivantes et elles détiennent une quote-part indivise de l’immeuble dans la proportion indiquée :
Aline Martineau (7.948%)
Paule Martineau (7.948%)
Louise Martineau (7.948%)
Esther Martineau (7.948%)
Anne Martineau (7.948 %)
Jean Martin (15.448%)
Madeleine Martin (9.053%)
Céline Martin (9.053%)
Sylvie Duchesne (4,450%)
Lise Duchaine (11.128%)
Alain Vaillancourt (11.128%)
b) Groupe de copropriétaires : tout groupe défini comme telle dans la Convention ainsi que toute autre groupe ajouté ou modifié par un acte de cession modifiant la Convention. Les copropriétaires sont divisés en trois groupes et détiennent une quote-part indivise de l’immeuble dans la proportion suivante :
Groupe Martineau composé de Aline, Paule, Louise, Esther et Anne Martineau détient 39.738% des parts.
Groupe Martin composé de Jean, Madeleine et Céline détient 33.554% des parts.
Groupe Vaillancourt composé de Alain Vaillancourt, Lise Duchaine et Sylvie Duchesne, détient 26.706% des parts.
c) Convention: la Convention d’indivision, signée le 18 décembre 1996 devant le notaire Gilbert Lord et portant la minute 6412, ainsi que tout acte de cession ayant modifié cette Convention.
d)Administrateur trésorier: toute personne définie comme telle dans la Convention.
e) Gérant: toute personne définie comme telle dans la Convention.
f) Responsable des réservations: personne désignée par l’assemblée des copropriétaires ..et dont le mandat est le suivant : noter toutes les réservations , les transmettre à la personne responsable du site internet afin qu’elles soient intégrées au calendrier des réservations de l’année en cours et à l’administrateur trésorier avec qu’il puisse faire le suivi des paiements.
g) Substitut de l’administrateur trésorier : personne désignée par l’assemblée des copropriétaires et dont le mandat est de remplacer l’administrateur trésorier, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce dernier.
h) Invité : ami proche d’un copropriétaire, ayant déjà séjourné au chalet en compagnie d’un copropriétaire et qui connaît les règlements et procédures d’occupation.
i) Comité de vote par internet : comité qui décide de l’opportunité d’utiliser le vote
par internet.
CHAPITRE 2
OCCUPATION DU CHALET
SECTION 1
RÉSERVATION
2. Période d’été : La période d’été débute la fin de semaine de la fête du Canada et se termine le vendredi précédant la fête du travail et est réservée aux groupes de copropriétaires. C’est à la réunion annuelle que la priorité d’occupation entre les groupes est établie. Le groupe de copropriétaires Martin a droit à 2 semaines d’occupation, le groupe Martineau a droit à 3 semaines d’occupation et le groupe Vaillancourt a droit à 2 semaines d’occupation. À tour de rôle, chaque groupe fait son choix selon le nombre de semaines auquel il a droit. Ces semaines peuvent être ou non consécutives. L’année suivante, il y a rotation. Le dernier groupe devient le premier, le premier devient le deuxième et ainsi de suite.
3. Pour la période d’été, les réservations doivent être effectuées au plus tard le 31mars et les réservations ainsi établies ne peuvent être revendiquées par un autre copropriétaire.
4. Les réservations pour les semaines non comprises dans la période d’été débutent lorsque le calendrier est mis en ligne, soit le lendemain de l' assemblée générale annuelle.
5. Pour les autres saisons, la priorité d’occupation demeure la même. Un copropriétaire prioritaire ne peut déplacer la réservation d’un autre copropriétaire à moins de 61 jours de préavis.
6. Les périodes suivantes, apparaissant en jaune sur le calendrier et sont réservées aux copropriétaires. Une option de réservation peut être faite par des non propriétaires, celle-ci sera affichée en vert sur le calendrier et ne sera confirmée que 21 jours avant la date d’occupation.
La semaine du jour de l’An;
La semaine de relâche de Québec et de Montréal;
Le congé de Pâques;
La fête de Dollard (Fête de la Reine);
La Saint-Jean-Baptiste;
La fête du Canada;
Les 8 semaines d’été, à partir du 1er juillet;
Les semaines entre la fête du travail et l’Action de Grâce;
La semaine de Noël;
7. La durée maximale du séjour lors des semaines réservées aux copropriétaires est d’une semaine. Si toutefois, il y a des semaines vacantes, les personnes intéressées pourront prolonger leur séjour .
8. Le copropriétaire qui fait une réservation en son nom doit être présent lors de l’occupation.
Cependant, l’enfant majeur d’un copropriétaire peut séjourner au chalet pendant la semaine d’été du copropriétaire, sans la présence de ce dernier. La cession du droit prioritaire d’occupation d’un copropriétaire ne prévaut que pendant la période d’été.
9. Toutes les réservations doivent être faites à la responsable des réservations.
10. Les paiements doivent être envoyés à l’administrateur trésorier dans les 14 jours précédant l’occupation du chalet. Le paiement se fait par Interac ou par chèque sur lequel sont indiquées les dates de l’occupation.
11. Aucun remboursement n’est effectué dans les quatorze jours précédant la date d’occupation, sauf en cas de force majeure ou si la période d’occupation a été transférée et acquittée par une autre personne.
SECTION 2
TAUX D’OCCUPATION
12. Le taux d’occupation est le suivant :
a) pour les copropriétaires, 55$ par jour;
b) pour les enfants des copropriétaires, 60$ par jour;
c) pour les invités, 80$ par jour.
SECTION 3
RÈGLES D’OCCUPATION
13. Les copropriétaires conviennent unanimement que le chalet ne peut faire l’objet de location à des tiers, sauf s’il s’agit d’invités tel que défini au présent règlement. Le copropriétaire est garant du séjour des invités qu’il a recommandés.
14. Les animaux domestiques, chiens, chats sont interdits à l’intérieur du chalet.
15. Il est interdit de fumer à l’intérieur du chalet.
16. L’occupant s’engage à faire un ménage complet, à l’intérieur comme à l’extérieur.
17. S’il y a lieu, la femme de ménage est obligatoire durant la période du 24 juin à la fête du travail selon le prix en vigueur à ce moment là. Il faut acquitter les frais selon les modalités prévues à cet effet. Le ménage se fait le vendredi avant 15h. L’arrivée des occupants se fait après 15h. S’il n’y a pas de femme de ménage, l’occupant s’engage à faire un ménage complet, à l’intérieur comme à l’extérieur en utilisant l’aide-mémoire.
En dehors de la période d’été où la femme de ménage est obligatoire, l’heure de départ et d’arrivée peut varier selon les directives de la responsable des réservations.
18. Chaque occupant, à la fin de son séjour, avant l’arrivée de la femme de ménage, s’engage à effectuer les tâches suivantes (Voir les instructions plastifiées dans le cartable d’instructions).
19. En période de gel, à l’arrivée, chaque occupant s’engage à effectuer les tâches suivantes : (Voir les instructions plastifiées dans le cartable d’instructions du chalet).
20. En période de gel, au départ, chaque occupant s’engage à effectuer les tâches suivantes : (Voir les instructions plastifiées dans le cartable d’instructions du chalet).
CHAPITRE 3
ASSEMBLEE DES COPROPRIETAIRES
21.Les copropriétaires tiennent au moins une assemblée annuelle et peuvent tenir toute autre assemblée spéciale qu’ils jugent nécessaire ou utile.
22. L’administrateur trésorier convoque l’assemblée générale. Tous les copropriétaires doivent y être convoqués.
23.Toute convocation doit contenir l’indication du lieu, la date et l’heure de la réunion, l’ordre du jour et un formulaire de procuration.
La convocation doit être accompagnée, le cas échéant, des documents suivants quand ces points sont à l’ordre du jour :
a) rapport de l’administrateur trésorier sur les affaires du groupe et sur les activités de l’année écoulée;
b) états financiers du dernier exercice;
c) budget prévisionnel des revenus et dépenses du prochain exercice financier;
d) tout autre document nécessaire à l’étude d’un point à l’ordre du jour.
24. Un copropriétaire peut assister à une assemblée des copropriétaires par téléphone conférence ou via internet, par Skype notamment.
25. La Convention et le présent Règlement s’applique de préférence à toute autre règle de procédure pour la tenue des assemblées. En l’absence de dispositions spécifiques de la Convention ou du Règlement, c’est le Code Morin qui s’applique.
26. Le rôle du président de l’assemblée est notamment de :
a) faciliter le déroulement de la réunion;
b) accorder les droits de parole;
c) rappeler à l’ordre toute personne ne respectant pas les procédures;
d) être impartial.
27. Le rôle du secrétaire de l’assemblée est notamment de rédiger le procès-verbal de l’assemblée, c’est-à-dire prendre en note l’ensemble des propositions, amendements et sous-amendements qui sont faits tout au long de l’assemblée générale. Le procès-verbal doit faire état des questions dont on a discuté et des décisions qui ont été prises. Il a une valeur juridique. Il doit être concis et objectif et éviter les commentaires et analyses.
28. Vote par internet.
Procédure de vote par internet
Le Comité de vote par internet est constitué de l’administrateur trésorier, du gérant et d’un copropriétaire.
Le vote par internet peut être utilisé par le Comité de vote par internet lorsque ce dernier considère que les circonstances exigent une décision dans des délais qui font en sorte qu’on ne peut attendre la prochaine réunion générale.
Le copropriétaire informe le Comité de vote par internet (CVI), , du sujet pour lequel, il désire la tenue d’un vote internet. Le Comité de vote par internet décide si le sujet doit faire l’objet d’un vote internet. Si non le processus se termine et il n’y a pas de vote internet. Si oui, il amorce la procédure suivante :
Pour permettre la tenue d’un vote, le quorum doit être respecté et les décisions doivent rencontrer les majorités prescrites à la Convention (des voix en valeur). L’outil de vote par internet pourrait être Doodle ou par une autre application similaire.
a) Envoi par le CVI d’un courriel qui décrit la situation, formule une résolution et demande la tenue du vote par internet.
b) Les copropriétaires ont un délai de 48 hres pour enregistrer leur vote : pour, contre, abstention. Il n'est pas permis de proposer un amendement.
c) Les résultats du vote sont compilés et un courriel est acheminé aux copropriétaires par le CVI indiquant le nombre de voix favorables (% en valeur) à la résolution, le nombre de voix défavorables (% en valeur) à la résolution, le nombre de votes d’abstention à la résolution (% en valeur), la décision découlant du vote (adoption ou non de la résolution) et le nom des copropriétaires qui ont voté.
d) Ces résultats sont rédigés par le CVI et lors de l’assemblée générale subséquente, ils sont transmis au secrétaire de la réunion qui devra les inclure dans le procès- verbal, pour les archives.
CHAPITRE 4
ENTRÉE EN VIGUEUR
29. Le présent règlement remplace tout règlement antérieur des copropriétaires.
30. Le présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption (6 novembre 2022) par l’assemblée générale des copropriétaires.
Version nov. 2023